Komunikasi Bisnis 6
PERENCANAAN PESAN PESAN BISNIS
A. Penentuan Proses Komposisi
Proses komposisi merupakan proses penyusunan pesan-pesan bisnis. Contoh: seorang komposer yang menciptakan dan membuat lagu, dia harus paham lagu seperti apa yang ingin dibuat atau konsepnya seperti apa dan siapa yang akan membantunya dalam membuat lagu atau aransemen musik tersebut. Setelah itu sang komposer melakukan latihan dan rekaman sebelum lagu itu resmi dirilis dan didengarkan oleh masyarakat. Disitulah dia akan tau apakah lagu tersebut memiliki irama atau melodi yang enak didengar dan dapat dengan mudah diterima oleh masyarakat. Begitu pula dengan proses komposisi pesan-pesan bisnis. Dalam penyususnan pesan-pesan bisnis terdapat 3 tahap, yaitu:
Proses komposisi merupakan proses penyusunan pesan-pesan bisnis. Contoh: seorang komposer yang menciptakan dan membuat lagu, dia harus paham lagu seperti apa yang ingin dibuat atau konsepnya seperti apa dan siapa yang akan membantunya dalam membuat lagu atau aransemen musik tersebut. Setelah itu sang komposer melakukan latihan dan rekaman sebelum lagu itu resmi dirilis dan didengarkan oleh masyarakat. Disitulah dia akan tau apakah lagu tersebut memiliki irama atau melodi yang enak didengar dan dapat dengan mudah diterima oleh masyarakat. Begitu pula dengan proses komposisi pesan-pesan bisnis. Dalam penyususnan pesan-pesan bisnis terdapat 3 tahap, yaitu:
- Perencanaan: Pada tahap ini dirancang hal-hal mendasar seperti; maksud atau tujuan dari komunikasi, penonton yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan serta saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan itu sendiri. Selain itu intonasi juga harus diatur apakah melemah, mendatar atau meninggi. Hal yang terpenting adalah bagaimana menyiasati situasi yang ada agar tujuan yang dikehendaki dapat tercapai dengan baik.
- Pengorganisasian: Tahap selanjutnya adalah pengorganisasian ide-ide yang setelah itu dituangkan dalam bentuk draf. Dimulai dengan proses merangkai kata, kalimat, paragraf dan memilih ilustrasi yang sesuai dengan ide pokok bahasannya.
- Revisi: Jika ide-ide telah dituangkan dalam kata-kata, kalimat maupun paragraf perhatikan kembali apakah kata-kata, kalimat maupun paragraf tersebut dapat disampaikan dengan baik. Maksud dan isi pesan harus diselidiki kembali dari pokok pesan yang ingin disampaikan. jika tidak sesuai dapat dilakukan perbaikan atau revisi untuk memperbaiki gaya penulisan, struktur kalimat atau tingkat pemahamannya.
B. Penetuan Tujuan
Langkah pertama dalam merencanakan pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan dari komunikasi. Sang komunikator tentunya ingin memberikan sesuatu yang bermanfaat bagi penontonnya dan untuk menjaga nama baiknya sendiri.
Berikut ini adalah penentuan tujuan dari pesan bisnis, yaitu:
1) Keputusan untuk Meneruskan Pesan: Sebelum menyampaikan pesan sebainya kita pikirkan dulu apakan pesan itu diperlukan atau tidak dan baik atau tidak. Lebih baik kita menyampaikan pesan yang dapat membawa pengaruh besar bagi penonton dan jika pesan tersebut pengaruhnya kecil bagi penonton sebaiknya tidak perlu disampaikan.
2) Keputusan untuk Menanggapi Audiens: Cara terbaik untuk menanggapi penonton adalah sang komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Karena jika sang komunikator tidak memahami motif dari penontonnya, komunikator tidak dapat menyampaikan dengan baik.
3) Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan: Sebelum memusatkan isi pesan sebaiknya kita menentukan tujuan yang jelas karena itu akan membantu. Komunikator harus menyampaikan pesan yang sesuai dan pesan yang tidak sesuai seharusnya jangan disampaikan.
4) Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan: Penentuan saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan bergantung pada tujuan yang akan dicapai. Dalam menyampaikan pesan dapat menggunakan media komunikasi lisan maupun tulisan.
Langkah pertama dalam merencanakan pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan dari komunikasi. Sang komunikator tentunya ingin memberikan sesuatu yang bermanfaat bagi penontonnya dan untuk menjaga nama baiknya sendiri.
Berikut ini adalah penentuan tujuan dari pesan bisnis, yaitu:
1) Keputusan untuk Meneruskan Pesan: Sebelum menyampaikan pesan sebainya kita pikirkan dulu apakan pesan itu diperlukan atau tidak dan baik atau tidak. Lebih baik kita menyampaikan pesan yang dapat membawa pengaruh besar bagi penonton dan jika pesan tersebut pengaruhnya kecil bagi penonton sebaiknya tidak perlu disampaikan.
2) Keputusan untuk Menanggapi Audiens: Cara terbaik untuk menanggapi penonton adalah sang komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Karena jika sang komunikator tidak memahami motif dari penontonnya, komunikator tidak dapat menyampaikan dengan baik.
3) Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan: Sebelum memusatkan isi pesan sebaiknya kita menentukan tujuan yang jelas karena itu akan membantu. Komunikator harus menyampaikan pesan yang sesuai dan pesan yang tidak sesuai seharusnya jangan disampaikan.
4) Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan: Penentuan saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan bergantung pada tujuan yang akan dicapai. Dalam menyampaikan pesan dapat menggunakan media komunikasi lisan maupun tulisan.
C. Analisis Audience
Sebelumnya kita sudah membahas komunikasi untuk menghadapi audiens dan memiliki maksud dan tujuan yang jelas. Saat ini kita akan membahas tentang macam-macam audiens atau penoton:
1) Cara Mengembangkan Profil Audience
a. Jumlah dan Bagaimana Komposisi Audience
Dalam menghadapi audiens dengan jumlah banyak dan jumlah yang sedikit pasti memiliki perbedaan, sehingga komunikator pun harus memiliki cara-caranya tersendiri dalam menghadapi audiens tersebut. Jumlah dan bentuk materi yang akan disampaikan akan bergantung pada jumlah audiens itu sendiri.
b. Siapa Audience
Jika audience yang dituju lebih dari satu orang, sang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang peran penting, seperti mereka yang memiliki jabatan tinggi, orang penting, dll.
c. Reaksi Audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
d. Bagaimana Tingkat Pemahaman Audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut dapat diajarkan.
e. Bagaimana Hubungan Komunikator Dengan Audience?
Apabila komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus diyakinkan terlebih dahulu akan sang komunikator sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.
2) Cara Memuaskan Kebutuhan Informasi Audience.
Kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.
Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :
a. Temukan dan cari informasi yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan audiens bahwa informasi yang disampaikan akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
3) Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience agar mengubah sikao mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan dan kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang sudah ada dengan sesuatu yang lebih baik. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.
Sebelumnya kita sudah membahas komunikasi untuk menghadapi audiens dan memiliki maksud dan tujuan yang jelas. Saat ini kita akan membahas tentang macam-macam audiens atau penoton:
1) Cara Mengembangkan Profil Audience
a. Jumlah dan Bagaimana Komposisi Audience
Dalam menghadapi audiens dengan jumlah banyak dan jumlah yang sedikit pasti memiliki perbedaan, sehingga komunikator pun harus memiliki cara-caranya tersendiri dalam menghadapi audiens tersebut. Jumlah dan bentuk materi yang akan disampaikan akan bergantung pada jumlah audiens itu sendiri.
b. Siapa Audience
Jika audience yang dituju lebih dari satu orang, sang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang peran penting, seperti mereka yang memiliki jabatan tinggi, orang penting, dll.
c. Reaksi Audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
d. Bagaimana Tingkat Pemahaman Audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut dapat diajarkan.
e. Bagaimana Hubungan Komunikator Dengan Audience?
Apabila komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus diyakinkan terlebih dahulu akan sang komunikator sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.
2) Cara Memuaskan Kebutuhan Informasi Audience.
Kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.
Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :
a. Temukan dan cari informasi yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan audiens bahwa informasi yang disampaikan akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
3) Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience agar mengubah sikao mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan dan kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang sudah ada dengan sesuatu yang lebih baik. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.
D. Penentuan Ide Pokok
1. Teknik Brainstorming
a) Storyteller’s Tour
Siapkan tape recorder dan teliti pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi penerima.
b) Random List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c) CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet.
Apabila subjek yang dibahas mencakup pemecahan masalah, gunakan suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.
d) Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik dapat memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
e) Question and Answer Chain
Jika pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.
f) Pembatasan Cakupan
Penyajian bertahap kepada audience yang telah anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu yang lama, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial atau orang-orang yang tidak kita kenal sebulumnya.
1. Teknik Brainstorming
a) Storyteller’s Tour
Siapkan tape recorder dan teliti pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi penerima.
b) Random List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c) CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet.
Apabila subjek yang dibahas mencakup pemecahan masalah, gunakan suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.
d) Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik dapat memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
e) Question and Answer Chain
Jika pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.
f) Pembatasan Cakupan
Penyajian bertahap kepada audience yang telah anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu yang lama, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial atau orang-orang yang tidak kita kenal sebulumnya.
E. Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua cara yaitu; lisan dan tulisan. Pilihan mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan audience dan karakteristik dari dua cara komunikasi tersebut.
a. Komunikasi Lisan
Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan umpan balik dengan cepat. Cara tersebut digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen dan audience dapat merasa nyaman. Kelebihan lainnya yaitu sifatnya yang ekonomis.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencana, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting lainnya.
b. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kelebihan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Source:
https://books.google.co.id/books?id=NqowMZkeX3AC&pg=PT71&lpg=PT71&dq=penentuan+proses+komposisi&source=bl&ots=GzMSj6lzgW&sig=xpObhJOed09cZy_aslTGJVVbm5s&hl=id&sa=X&ved=0ahUKEwiP7a2gm6DNAhVBnZQKHYJ0DOgQ6AEISTAH#v=onepage&q=penentuan%20proses%20komposisi&f=false
http://zayardinadin.blogspot.co.id/2011/02/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html
Pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua cara yaitu; lisan dan tulisan. Pilihan mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan audience dan karakteristik dari dua cara komunikasi tersebut.
a. Komunikasi Lisan
Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan umpan balik dengan cepat. Cara tersebut digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen dan audience dapat merasa nyaman. Kelebihan lainnya yaitu sifatnya yang ekonomis.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencana, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting lainnya.
b. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kelebihan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Source:
https://books.google.co.id/books?id=NqowMZkeX3AC&pg=PT71&lpg=PT71&dq=penentuan+proses+komposisi&source=bl&ots=GzMSj6lzgW&sig=xpObhJOed09cZy_aslTGJVVbm5s&hl=id&sa=X&ved=0ahUKEwiP7a2gm6DNAhVBnZQKHYJ0DOgQ6AEISTAH#v=onepage&q=penentuan%20proses%20komposisi&f=false
http://zayardinadin.blogspot.co.id/2011/02/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html
Komentar
Posting Komentar